Les enjeux de l’accueil téléphonique externalisé

À l’heure actuelle, les entreprises doivent affronter des concurrents de plus en plus nombreux et qui souhaitent les écraser. Cela oblige les chefs d’entreprise à chercher tous les moyens pour permettre à leur entité de survivre. Ainsi, ils peuvent décider d’externaliser certaines fonctions afin de réduire les charges. C’est le cas du secrétariat qui peut désormais être confié à un prestataire externe.

Comprendre ce qu’est la permanence téléphonique

Il est vrai qu’aujourd’hui, les clients ont tendance à communiquer avec les entreprises par voie électronique. Cela se fait notamment par mail ou par chat. Mais cela n’empêche pas les contacts téléphoniques. Or, engager une personne juste pour répondre au téléphone représente parfois une dépense excessive. Cela concerne en particulier les petites entreprises et les professions libérales. Ainsi, l’accueil téléphonique externalisé représente la meilleure solution pour elles. Également appelé permanence téléphonique, il consiste à confier la gestion du secrétariat à une société spécialisée dans ce domaine.

Cette prestation concerne généralement la réception des appels entrants. Le but est d’offrir le meilleur accueil aux personnes qui appellent et de répondre au mieux à leur demande. L’accueil téléphonique externalisé permet à l’entreprise ou au professionnel d’être toujours joignable. Prenons comme exemple le cas d’un dentiste qui confie la gestion de son secrétariat à un prestataire. Ce dernier peut alors se charger de prendre les demandes de rendez-vous des patients, etc. Ce qui permet au dentiste de se consacrer exclusivement aux soins et aux extractions dentaires. Dans le cas contraire, il risque d’être dérangé par les appels téléphoniques alors qu’il reçoit un patient ! On peut donc dire que ce service permet aux professionnels et aux entreprises de se consacrer à leur activité principale. De cette façon, ils sont plus performants et offrent plus de satisfaction à leurs clients.

Les principaux avantages de cette solution

L’accueil téléphonique externalisé permet à une entreprise d’être mieux armée face à la concurrence. En effet, elle est en permanence active en ce qui concerne la prise de rendez-vous. Il en est de même pour la prise de messages et la réception des appels. Cela permet aux responsables d’être joignables à tout moment pour répondre à toutes les demandes des clients. Il peut s’agir de demande d’information ou de conseil, de réclamation, etc. Il faut noter qu’il existe plusieurs formes de la gestion des appels téléphoniques. Ainsi, la secrétaire peut venir en personne travailler dans l’entreprise.

Mais la plupart du temps, la prestation est externalisée et confiée à une société spécialisée dans le télésecrétariat. Il s’agit d’un professionnel qui propose une prestation de qualité et de quantité. Il assure par conséquent une meilleure relation avec la clientèle. D’autre part, le spécialiste permet à l’entreprise de faire des économies allant jusqu’à 70 %. Et ce, en comparant le coût du prestataire par rapport à celui d’un service clientèle interne à la société. Cette prestation s’adresse d’ailleurs à un large public. On parle ici d’avocat, de médecin, de notaire, de kinésithérapeute, etc. Les agences de communication digitale peuvent aussi recourir aux services de ce prestataire. Celles-ci constituent des partenaires incontournables pour les entreprises qui souhaitent se démarquer de la concurrence.